workflow management - prozesse automatisieren





Automatisierung und Digitalisierung:
Heute wichtiger, denn je

Wie Unternehmerinnen und Unternehmer jetzt Ihren Betrieb optimieren und digitalisieren können

Was sind das gerade für verrückte Zeiten? Grenzen schließen, die Welt steht auf dem Kopf - und die weltwirtschaft gerät ins Schwanken.
Ob Du nun der Panik verfällst oder auch nicht - eines ist klar: Wer als Unternehmerin und Unternehmer dem öffentlichen Druck nicht erliegen will, "spielt" nicht mit der Gesundheit seiner Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. 

Was bleibt, ist ein guter Vorsorgeplan im Unternehmen und dem Gedanke, soweit wie möglich die Arbeitsplätze bei der Belegschaft zuhause zu installieren: Im Home-Office also.
Doch wehe dem, der beim Thema Digitalisierung sprichwörtlich geschlafen hat - dem bleibt nichts anderes, als zu hoffen das die Belegschaft weiterhin pünktlich zur Arbeit erscheint und es keine generellen Arbeitsverbote geben wird.

  • Du kannst aber mit wenigen kleinen Anpassungen viel Zeit und somit auch Personaleinsatz sparen (für z.B. unbezahlte Urlaube).

Dynamische Tasks

Ein Prozess ist in unserem Fall ein Arbeitsschritt. Dieser Task ist dynamisch und wird, bevor er automatisiert ist, in Eigenleistung ausgeführt.
Ein einfaches, aber plausibles Beispiel dazu ist die Servicenummer für Kundenanfragen: Ein Kunde ruft Dich an, und Du oder Deine Mitarbeiter nehmen das Gespräch an und verarbeiten diesen Vorgang weiter - in welcher Form auch immer.
Die Automatisierung in diesem Beispiel könnte wie folgt aussehen: Handelt es sich um Anrufe zur Terminvereinbarung, leitest Du die Anrufer entweder per Sprachansage auf Deine Website, die dann einen Online-Terminkalender mit Buchungsfunktion bereit stellt, oder Du legst Deine Servicenummer endgültig ab, und Termine können ausschließlich Online gebucht werden.
Je nach Häufigkeit der Anrufe kannst Du hierbei enorm Zeit und Personaleinsatz sparen und die Fehlerquote für falsch terminierte Treffen gleich Null setzen.
Denke jetzt gerne einen Schritt weiter - kostet Deinen Kunden der Termin etwas, kannst Du bereits bei der Online-Buchung den Rechnungsbetrag einziehen - automatisiert eine Rechnung erstellen, direkt in Dein Buchhaltungsprogramm buchen und fertig.

So werden Schritt für Schritt "händische" Prozesse in Deinem Unternehmen analysiert und letztendlich auotmatisiert.

  • Fehlerquoten drastisch senken

  • Unnötigen Personaleinsatz einsparen 

  • Skalierung Deines Unternehmens in aller Regel einfacher möglich

  • Wesentlich mehr Zeit für das Kerngeschäft

01.

Analyse Deiner Prozesse

Bevor Du Dich mit dem Thema Automatisierung auseinander setzt, solltest Du jeden einzelnen Arbeitsschritt und den gesamten Workflow Deines Unternehmens, bzw. jeder einzelnen Abteilung kennen und dokumentieren.
Hier empfehlen wir gerne eine Art "user-story" zu schreiben.

Anschließend erfolgt die genaue Analyse der einzelnen Arbeitsschritte - welche Zeit nimmt er in Anspruch, wie wichtig, bzw. dringlich ist jeder Schritt und welchen Stellenwert hat er im gesamten Workflow. Hierzu gibt es einige Theorien, wie z.B. die "Effort/Impact-Matrix" oder auch die "urgent/important" Matrix.

02.

Ansätze finden

Im Anschluss an die Analyse werden nun process-management Ansätze entwickelt. Anhand der Dringlichkeiten und der Aufwände, unter Einbezug der festgestellten Fehlerquote, ergibt sich nun eine genaue To-Do-Liste. 

02.

Automatisierung Software

Bevor die Prozesse endgültig automatisiert werden können, werden nun die vorhandenen Softwares analysiert oder ggf. auch eine eigene Software entwickelt. 
In aller Regel lassen sich jedoch in den allermeisten Fällen bereits bestehende Anwendungen implementieren.

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Profi lohnt

Automatisierung und Digitalisierung ist ein zweischneidiges Schwert. Implementierst Du etwas, das nicht richtig durchdacht ist, hast Du am Ende unter Umständen mehr Arbeit und Geld verloren, als es Dir hätte einbringen können.

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Lass Dich beraten

Daher empfehlen wir Dir, Dich mit einem Consultant für Process-Management und process-automation zu beraten und den gesamten Analyse-Prozess betreuen zu lassen.

Wir entwickeln Deine Strategie für Automatisierung in Deinem Unternehmen  
     

Wir automatisieren Dich, Dein Unternehmen und all Deine Prozesse.

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